项目背景
说明这次资料整理要解决什么问题，是新建一套资料体系，还是对现有资料做结构梳理。背景描述尽量落到具体业务场景，不必写成长篇报告。
必须合作流程
从需求准备到确认交付，每一步都有明确的输入和输出。首次沟通前，按准备清单把项目目标、范围和验收方式说清楚，方案沟通会更高效。
合作准备清单
首次沟通前，建议先整理以下五类信息。准备得越具体，方案沟通的针对性越强。
资料范围
列出需要纳入的资料类型和大致数量，例如产品说明、操作手册、项目文档或内部规范。范围越明确，目录结构的设计越贴合实际。
必须使用场景
说明资料整理后会被谁使用、在什么场景下使用。是给内部团队做参考，还是需要对外展示，这会影响字段说明和引用规则的设计方式。
必须时间预期
给出期望的启动时间和交付时间。如果时间紧张，可以在方案沟通时讨论分阶段交付的可能，不必在首次沟通前就确定完整排期。
建议现有材料
如果已经有部分整理好的资料、字段清单或历史版本，可以提前提供。这些材料能帮助方案更快贴近实际，减少重复沟通。
建议流程步骤说明
合作过程分为四个步骤，每个步骤都有明确的输出结果，方便双方对齐进度。
需求说明
通过准备清单中的信息，明确项目目标、资料范围和预期使用方式。这一阶段不需要完整方案，重点是确认方向是否一致。
输出：需求确认记录
方案沟通
基于需求说明，讨论资料目录的层级结构、字段说明的编写粒度以及引用规则的边界设定。方案会以文档形式呈现，便于逐条确认。
输出：服务方案文档
内容交付
按确认后的方案执行资料整理、字段编写和规则梳理。执行过程中按约定节奏同步进展，关键节点会单独确认。
输出：资料目录与字段说明
确认验收
交付后由客户核对目录覆盖度、字段口径和引用规则是否符合预期。如需调整，在约定范围内进行修订，直至确认完成。
输出：验收确认单
需求说明模板
如果不知道从哪开始写，可以按下面四条把需求拆开描述。每条写两三句即可，不需要完整成文。
项目目标
这次资料整理希望达到什么效果？例如：让团队查找资料的时间减少、让新成员更快上手、让对外资料口径统一。
范围界定
哪些资料需要纳入整理？哪些明确不处理？范围界定越清楚，方案越不容易跑偏。
时间预期
希望在什么时间范围内完成？是否有必须赶上的节点？时间预期影响分阶段交付的安排。
验收方式
怎样算交付完成？是按目录结构逐项核对，还是按字段说明的覆盖度确认，或者有其他标准。